SharePoint Online er Microsofts skybaserede samarbejds- og dokumentstyringsplatform, der er en del af Microsoft 365-suiten. Det er designet til at hjælpe organisationer med at dele information, arbejde sammen om dokumenter og opbygge intranetløsninger – alt sammen fra en central og sikker platform, som kan tilgås fra alle enheder.
Hvor den klassiske SharePoint Server blev installeret lokalt og krævede betydelig vedligeholdelse, er SharePoint Online en cloud-tjeneste, der løbende opdateres, skaleres efter behov og integreres tæt med andre Microsoft 365-tjenester som Teams, OneDrive og Power Platform.
SharePoint Online som digitalt intranet og informationshub
En af de mest udbredte anvendelser af SharePoint Online er som intranet. Det gør det muligt for organisationer at skabe skræddersyede hjemmesider til medarbejdere, hvor man kan finde nyheder, dokumenter, politikker, kontaktoplysninger og meget mere.
Disse intranet-sites kan tilpasses både visuelt og funktionelt, så de afspejler organisationens branding og behov. SharePoint Online gør det også muligt at oprette kommunikationssites til bred intern formidling, eller teamsites til afdelinger og projekter, hvor man arbejder tæt sammen og har brug for dokumentdeling, lister og opgavetavler.
Sådan understøtter SharePoint Online dokumentstyring og samarbejde
SharePoint Online er en af de mest avancerede platforme til dokumenthåndtering og versionering. Dokumenter kan gemmes, redigeres, kommenteres og versioneres direkte i browseren, og flere personer kan arbejde i det samme dokument samtidig via integration med Word, Excel og PowerPoint Online.
Alle filer lagres sikkert i skyen, med adgangsstyring og mulighed for at spore ændringer over tid. Versionhistorik gør det nemt at gendanne tidligere versioner, og adgangsrettigheder kan nemt styres på fil-, mappe- eller bibliotekniveau. Det giver både fleksibilitet og høj datasikkerhed.
SharePoint Online og integration med Microsoft Teams
En af styrkerne ved SharePoint Online er dets nære integration med Microsoft Teams. Hver gang du opretter et team i Teams, oprettes der automatisk et tilhørende SharePoint Online-site, hvor alle delte filer lagres. Det betyder, at dokumenter, som uploades i Teams, faktisk gemmes i SharePoint.
Denne integration gør det muligt at kombinere den sociale og samtalebaserede kommunikation i Teams med den strukturerede dokumentopbevaring og rettighedsstyring i SharePoint. Det skaber en samlet digital arbejdsplads, hvor samarbejde sker sømløst.
Deling og adgangskontrol i SharePoint Online
Med SharePoint Online kan du nemt dele indhold både internt og eksternt. Du kan styre, om en person må se, redigere eller videredele dokumenter – og du kan sætte udløbsdatoer, kodeord og begrænsninger på downloads.
Internt kan du bruge Microsoft Entra ID (tidligere Azure AD) til at give adgang baseret på roller og grupper, og eksternt kan du invitere gæster med sikkerhedskontrol og overvågning. Alt dette sker uden at gå på kompromis med sikkerhed og compliance, da SharePoint Online også understøtter dataklassificering, DLP (Data Loss Prevention) og avanceret logning.
SharePoint Online og Power Platform – automatisering og tilpasning
SharePoint Online fungerer også som en stærk backend for Power Platform. Du kan bruge Power Automate til at automatisere arbejdsprocesser, fx ved at sende notifikationer, godkende dokumenter eller arkivere filer, når visse betingelser er opfyldt.
Med Power Apps kan du bygge brugerdefinerede formularer og apps, der arbejder direkte med SharePoint-lister, og med Power BI kan du visualisere data, som er gemt i SharePoint. Det betyder, at SharePoint Online ikke bare er et opbevaringssted – det er en aktiv del af forretningsprocesserne.
Sikkerhed og compliance i SharePoint Online
Sikkerhed er en hjørnesten i SharePoint Online. Fordi platformen er en del af Microsoft 365, arver den en række sikkerhedsfunktioner som multifaktor-autentifikation, avanceret trusselsbeskyttelse og datakryptering både under overførsel og i hvile.
Compliance er også indbygget: Organisationer kan oprette opbevaringspolitikker, bruge følsomhedsmærkater, aktivere audit logs og sikre sig, at data håndteres i overensstemmelse med GDPR og andre lovgivningskrav. Microsoft Purview (tidl. Compliance Center) giver administratorer værktøjer til fuld kontrol over, hvordan data behandles i SharePoint Online.
Fordele ved at vælge SharePoint Online frem for lokal installation
At vælge SharePoint Online i stedet for en lokal SharePoint Server-installation giver en række fordele. Først og fremmest slipper man for driftsomkostninger, vedligeholdelse og opgraderinger. Microsoft står for oppetid, sikkerhed og opdateringer, og platformen udvikles løbende med nye funktioner.
Desuden får man adgang til moderne, mobile og AI-drevne funktioner, som fx Microsoft Search, Copilot og adaptive cards – funktioner, der enten slet ikke findes i lokal SharePoint eller kræver tunge tilpasninger. Med SharePoint Online kan organisationer hurtigt tage nye funktioner i brug og holde trit med digital udvikling.
Hvem bruger SharePoint Online? – Anvendelsesområder og brancher
SharePoint Online bruges af både små og store organisationer på tværs af brancher. Offentlige institutioner bruger det til at opbygge intranet og håndtere sagsdokumentation. Private virksomheder anvender det til HR-portaler, kvalitetsstyring, projektarbejde og meget mere.
Fordi SharePoint er så fleksibelt, kan det tilpasses næsten enhver arbejdsgang. Det kan bruges som dokumentbibliotek, som datakilde, som intranet – eller alt sammen på én gang. Netop denne alsidighed gør SharePoint Online til en af de mest udbredte platforme til digital organisering og samarbejde.
Hvorfor vælge SharePoint Online?
SharePoint Online er meget mere end blot et dokumentlager. Det er en moderne samarbejdsplatform, der muliggør effektiv videndeling, sikker dokumenthåndtering og sømløs integration med Microsoft 365.
Med sine omfattende funktioner og sin fleksible arkitektur er SharePoint Online ideel til organisationer, der ønsker en skalerbar og fremtidssikret løsning. Uanset om målet er at opbygge et digitalt intranet, automatisere processer eller sikre compliance, så er SharePoint Online et solidt fundament for den digitale arbejdsplads.
